Utskriftsvennlig versjon

Bruk og oppdatering av arkivplanen

Arkivplanen er eit arbeidsredskap for alle tilsette i Etne kommune.  Målet er at alle som som nyttar seg av kommunen sitt saksbehandlarsystem WebSak og som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva lover, regelverk og retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.
I Etne kommune er det arkivasnvarleg som har ansvar for oppdatering og vedlikehald av arkivplanen.
Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar i kommunen, som kan ha mogelege følgjer for arkivet, i god tid før dei blir iversette.

Oppdatering av arkivplanen skal m.a. skje når:

  • det skjer endringar i post- og arkivrutinar
  • ei kommunal eining opprettar eit nytt delarkiv
  • det vert teke i bruk ny arkinøkkel
  • ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller blir oppretta
  • det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
  • ved alle omorganiseringar
  • kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvarleg avgjer elles når det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

  • det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivplanen blir jamnleg oppdatert. Det blir sendt ut melding til dei brukarane det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er gjort
Alle brukarar har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom det er registrerte opplysningar som ikkje er korrekte eller endringar ikkje er gjort, skal akivansvarleg kontaktast
Arkivansvarleg pr i dag er: Alice Karin Tjelflaat; 53758030. alice.tjelflaat@etne.kommune.no
Arkivansvarleg har ansvar for å sjå til at alle einingar/verksemder rettar seg etter rutinane i arkivplanen, som gjeld til ei kvar tid.

 

 

 

Laster...