Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterer til rådmannen.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

I Etne kommune er nokre av arkivleiar siner oppgåver delegert vidare til arkivasnvarleg

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

 

  1. Å rapportere til rådmannen om arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
  3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
  4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
  5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
  6. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.

 

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

  1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
  2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
  3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

 

Arkivansvarleg sine oppgåver:

  1. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS
  2. Oppdatering og vedlikehald av arkivplanen.
  3. Ansvar for det daglege arbeidet med post og arkivevering
  4. Oppfølging av saksbehandlarane m.o.t. restanselister
  5. Kontroll og utlegging av dokumenter på Innsyn

 

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast av ei arkivteneste, under dagleg leiing av arkivansvarleg.

Arkivtenesta i Etne kommune er organisert som sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre all dokumentproduksjon/saksbehandling i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

  1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
  2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
  3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
  4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

 Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

Etne kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

  1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65 og for perioden 1965-1994
  2. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
  3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
  4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
  5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
  6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
  7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
Laster...