Utskriftsvennlig versjon

Oppgavefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar

Sentralarkivet har ansvar for å:

  • motta, opne, sortere, journalføre, skanne og fordele all innkomande post, papirpost og e-post
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikre at saksbehandler si registrering er korrekt
  • kontrollere forfallslister og sende ut restanselister 4 ganger årleg
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • betjene utlå fra arkiv/depot
  • arkivere
  • journalføre eigenproduserte dokument (utg brev, x- og n-notat)
  • frankere utg. post

 

Sakshandsamar har ansvar for å:

  • levere personleg adressert post, enten det er papirpost, telefax eller e-post, til sentralarkivet for journalføring
  • levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle eigenproduserte dokument som ikkje er skrivne i WebSak
  • ha oversikt over eigne saker/dokumentproduksjon som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlarsystem/fagsystem
  • kotrollere at riktig offentlegvurdering er gjort
  • ekspedre eigen utg. post
  • at utg. brev som skal sendast pr post blir lagt i konvolutt,  og levert til sentralarkivet for frankering
  • gi melding til sentralarkivet om avslutting av saker etter kvart som dei blir ferdighandsama

 

Leiar har ansvar for å:

  • foreta/godkjenne offentlegvurdering
  • sjå til at restanselister vert følg opp
  • hjelpe til med at krava til dokumentasjon av sakshandsaming blir ivaretatt

 

 

 

 

Laster...