Arkivplan.no

Etne kommune 2019 - Denne er ikkje oppdatert etter nye rutinar og oppgradering WebSak

Etneelva

Etne

Arkivplanen er ferdigstilt og blir jevnleg oppdatert. Frå 14.03.2015 blir den delen av arkivet som høyrer til arkivdel Sak fullelektronisk. 

Siste arkivsak som blei oppretta i den gamle basen (papir) er arkivsak 15/690. Siste journalpostnummer som blei oppretta i den gamle basen er jouralpost 15/3385.

Arkivdelene Barn og Elev blir delvis  fullelektronisk frå 14.03.2015.

I Arkivdel Bygg blir alle sakspapir registrert og skanna som for andre arkivdeler. I tillegg  får saksbehandlarane utdelt papirversjonen av dokumenta og desse blir oppbevart i arkivdel bygg.

Etne kommune sine møtebøker frå før 1995 er oppbevart hos Interkommunalt Arkiv i Hordaland. Etter 1995 er Etne kommune sine møtebøker plassert på Tinghuset i Etne.

Spørsmål omkring arbeidet med arkivplanen kan rettast til Arkivansvaleg.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Etne kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
  • det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
  • kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Etne kommune oppmodar rådmannen alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.

Etne kommune 10.11.2014

rådmann