Arkivplanen er eit arbeidsredskap for alle tilsette i Etne kommune. Målet er at alle som som nyttar seg av kommunen sitt saksbehandlarsystem WebSak eller eit fagsystem, og som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva lover, regelverk og retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.
I Etne kommune er det fagleiar arkiv som har ansvar for oppdatering og vedlikehald av arkivplanen.
Fagleiar arkiv skal ha melding om alle endringar i kommunen, som kan ha mogelege følgjer for arkivet, i god tid før dei blir iverksette.
Oppdatering av arkivplanen skal m.a. skje når:
- det skjer endringar i post- og arkivrutinar
- ei kommunal eining opprettar eit nytt delarkiv
- det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller blir oppretta
- det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- ved alle omorganiseringar
- kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
Arkivansvarleg avgjer elles når det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:
- det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen blir jamnleg oppdatert. Det blir sendt ut melding til dei brukarane det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er gjort
Alle brukarar har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom det er registrerte opplysningar som ikkje er korrekte eller endringar ikkje er gjort, skal fagleiar arkiv kontaktast
Fagleiar arkiv er Hilde Hellenes; 53758030 hilde.hellenes@etne.kommune.no
Fagleiar arkiv har ansvar for å sjå til at alle einingar rettar seg etter rutinane i arkivplanen, som gjeld til ei kvar tid.
