Arkivetenesta i Etne kommune er organisert med felles postmottak og sentralarkiv for einingane på Tinghuset, for Etne omsorgssenter, Enge barnehage og Enge skule. Skånevik Omsogssenter, Skånevik skule, Skånevik barnehage og Rygg barnehage har postmottak på kvar si eining.
Arkivetenesta er organisert som fellesarkiv for saksarkivet for heile kommunen og elles for alle einingane på Tinghuset. Dei ytre einingane har sine spesial arkiv plassert hos seg sjølv.
Gardsarkivet for byggsak og landbruk er fysisk plassert i lokala til Utvikling.
Fram til 13.04. 15 var alle arkiv i Etne kommune kategorisert som papirarkiv sjølv om det over tid har vert brukt elektroniske hjelpemiddel i saksbehandling og arkivering. Når eit offentleg organ har både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel er arkiva papirarkiv etter regelverket.
Arkivplanen er ferdigstilt og blir jevnleg oppdatert. Frå 13.04.2015 blei den delen av arkivet som høyrer til arkivdel Sak fullelektronisk. Arkivdelene Barn, Elev og Personal blei frå same dato delvis fullelektroniske. Arkivdel Bygg er fullektronisk, men blir likevel arkivert på papir. Saksbehandlarane på byggsak får jornalførte/skanna saksdokument i papirversjon. Sakene blir oppbevarte i papirversjon i det fysiske arkivet i tillegg til at ein fullstendig elektronisk versjon er lagra i arkivdel bygg i saksarkivet.
Frå 01.07.15 vart ansvaret for arkivet for barnevernet (klientmapper) i Etne kommune overført til Vindafjord kommune. Dette som følge av at barnevernet for dei to kommunane vart samla til ei felles barnevernteneste frå
den dato. Administrasjon- og kontorplass for det felles barnevernet er i Vindafjord kommune.
Etter kvart blir meir av saksbehandling og arkiv i Etne kommune fullelektroniske.
Det er dei elektronisk produserte og lagra dokumenta som blir dei gyldige originalane.
Alle journalførte og skanna dokument fra etter 13.04.15 blir tatt vare på i eitt år og så blir dei makulert. Etter det blir papirdokumenta makulert for kvart halvår. Jf. liste over dokument som skal takast varig vare
på i papirversjon.
Arkivskaparar i Etne kommune:
Følgjande arkivskaparar bygger opp og held vedlike arkivseriar i Etne kommune:
Sentralarkiv:
Saksarkiv for heile kommunen
Gnr/bnr arkiv for Utvikling
Personalarkiv
Møtebøker
Kopibøker
Offentleg postjournal
Klientarkiv for sosialavd.
Barnevernsarkiv (Frå før 01.07.15)
Brukermapper for PPT (for elevar som ikkje går på skule i Etne kommune)
Andre: (dei ytre einingane)
Pleie- omsorg, klientarkiv (Skånevik og Etne)
Helsestasjonen, passientjournalar
Psykisk helse - klientarkiv
Legekontoret (kommunelegen)
Enge skule, elevmapper
Rygg skule, elevmapper (nedlagt frå skuleåret 2015/2016)
Skånevik skule, elevmapper
Enge barnehage, barnehagemapper
Skånevik barnehage, barnehagemapper
Rygg barnehage, barnehagemapper
Arkivskaparane skal vedlikehalde arkiva i samsvar med reglar og forskrifter.
