Sentralarkivet har ansvar for å:
- motta, opne, sortere, journalføre, skanne og fordele all innkomande post, papirpost og e-post
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
- kvalitetsikre at saksbehandler si registrering er korrekt
- kontrollere forfallslister og sende ut restanselister 4 ganger årleg
- kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
- betjene utlå fra arkiv/depot
- arkivere
- journalføre eigenproduserte dokument (utg brev, x- og n-notat)
- frankere utg. post
Sakshandsamar har ansvar for å:
- levere personleg adressert post, enten det er papirpost, telefax eller e-post, til sentralarkivet for journalføring
- levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle eigenproduserte dokument som ikkje er skrivne i WebSak
- ha oversikt over eigne saker/dokumentproduksjon som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlarsystem/fagsystem
- kotrollere at riktig offentlegvurdering er gjort
- ekspedre eigen utg. post
- at utg. brev som skal sendast pr post blir lagt i konvolutt, og levert til sentralarkivet for frankering
- gi melding til sentralarkivet om avslutting av saker etter kvart som dei blir ferdighandsama
Leiar har ansvar for å:
- foreta/godkjenne offentlegvurdering
- sjå til at restanselister vert følg opp
- hjelpe til med at krava til dokumentasjon av sakshandsaming blir ivaretatt
