Oppbygging av det elektroniske arkivet

Etne kommune – fullelektronisk arkiv – oppbygging av det elektroniske arkivet (§3-2)

1. Kva kategoriar av saker , herunder typer av saker som skal arkiverast elektronisk , og kva saker som evt. iht. fromkrav i lov- og regelverk eller av andre grunnar skal arkiverast på papir. Jf. § 3-1.

Arkivdeler i Sak og arkivsystemet WebSak:

Dokumenttypar som skal oppbevarast på papir:
For at ein arkivedel skal vere elektronisk skal alle hovuddokumenta vere elektroniske. Det er mogeleg å ha eit vedleggsarkiv på papir.

Dokument som må oppbevarast i papirversjon etter lov eller etter forskriftbestemte forkrav (avtalar, kontraktar, underskriven møteprotokollar og andre protokollar med bindande underskrift) blir arkivert i papirversjon. Dette skal gå fram av journalen.

2. Kva arkivformat skal brukast:

I Etne kommune skal elektronisk skanna dokument eller eigenproduserte dokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren.

Følgjande format og tidspunkt for konvertering skal nyttast i WebSak:

Alle journalpostar i WebSak med status J, blir automatisk konvertert til arkivformat PDF.

3. Dersom dokument skal autentiserast med digital signatur: Kva typer dokument skal autentiserast:

Førebels er det ikkje nytta digital signatur. Før dette blir tatt i bruk, skal det utarbeidast ei oversikt over kva slag dokument som skal autentiserast.

4. Retningsliner for kassasjon av mottatte papirdokument som er skanna og arkivert elektronisk.

Kvar første arbeidsdag i månaden, etter at arkivtenesta har fått beskjed om at siste månadsbackup og konvertering til arkivformat var vellykka, blir dokumenta sendt til makulering.

5. Ein plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av det elektroniske materialet inntil det kan avleverast til arkivdepot.

I god tid før periodisering tar kommunen kontakt med Acos og IKAH for naudsynt bistand.  IKAH har depotansvaret for Etne kommune sitt elektroniske arkiv.

Etne kommune skal normalt periodisere kvart 4., d.v.s 1.januar  etter kvart kommunestyreval.

Når det gjeld saksarkivet blir det ein overgangsperiode på 2 år. Dette for å avklare om saker er avslutta eller framleis aktive. Det blir ikkje oppretta nye saker i den avslutta perioden, men eksisterande saker frå perioden som får tilført nye dokument i løpet av desse 2 åra blir definert som aktive saker og går vidare over i ny periode.

Dei arkivdelene som skal ha overlappingsperiode får status O. Dei nye arkivdelene som blir oppretta som arvtakarar får status A (aktiv)

Saker i arkivdeler O som får tilført nye dokument i overlappingsperioden, blir automatisk overført til den nye aktive arkivdelen.

Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikkje lenger overførast saker frå gamal til ny arkivdel. Den gamle får staus B (bortsatt)  og blir overført til ein søkbar og lesbar historisk database.

Avlevering til depot:
To kopiar av dei avslutta arkivdelene ved periodisering, skal kopierast  i godkjent format over på eit medium som Riksarkivaren til ei kvar tid godkjenner og anbefaler og depot (IKAH) krev. Deretter skal dei avleverast til depot med all tilhøyrande og naudsynt dokumentasjon. Depot  gir nærare retningsliner om  krav og rutinar ved avlevering.

Backuprutine:
Bacupstrategi:
Backup-strategi, sentralt serverutstyr

Omfang:         Dokument inneheld ei skildring av strategi for «backup» av sentrale server-
                        maskinar på Tinghuset.

Oppbevaring:  All backup skjer til disk. Backup er plassert ei anna adskilt bygg. IT-avdelinga mottar e-post kvar dag om backupstatus.

Ansvar:           IT-avdelinga har ansvaret for at backuprutinane blir følgde:
- Dagleg: Det blir tatt dagleg backup
- Dagleg: Staus for backup blir sjekka.

Backuptypar:

Spesielt for kvart domene:

Servere det blir tatt backup av: Alle servere foruten terminal servere.

Recover/restore prosedyre Generell

- Kva gjekk tapt når?

- Få tak i info om filer: full sti med oversikt

- Bla i backup selection og marker aktuelle filer

- Kjør restore